Wanneer we een vergadering inplannen blokken we vaak standaard een uur in onze agenda’s. Vaak houden we dan ook alvast rekening met uitloop. Er is niets mis met het nemen van de tijd voor belangrijke meetings, maar 9 van de 10 keer kan het een stuk efficiënter en daarmee fijner. Productiviteits expert Nicole Steinbok ontdekte zelfs dat de meeste vergaderingen niet langer hoeven te duren dan 22 minuten. Doordat je het ‘standaard uur’ loslaat en je focust op een beperkte tijd, blijf je gefocust, is er minder ruimte om van een onderwerp af te wijken en worden er sneller beslissingen genomen. Het dwingt je om productiever te zijn. Een mooie uitdaging om aan te gaan. Dat vraagt uiteraard wel om een goede voorbereiding. Met deze 8 tips, kun jij voortaan vergaderen in 22 minuten of in ieder geval in aanzienlijk kortere tijd dan gebruikelijk:
- Hanteer 22 minuten als nieuwe ‘standaard tijd’. Vergeet de algemeen gedeelde overtuiging dat ‘vergaderen nou eenmaal lang duurt’ en bedenk dat 22 minuten vergaderen niet kort is, een uur is juist lang. Door standaard uit te gaan van een kortere vergadertijd, zul je al snel merken dat je automatisch bewuster bezig bent met de tijd en dat je lang niet altijd een uur nodig hebt.
- Zorg voor een duidelijke agenda met doelstellingen. Maak deze zichtbaar (op een whiteboard) zodat iedereen een constante reminder heeft van de topics die besproken moeten worden. Dit helpt ook in het concreet afronden van elk punt; dit moet met een besluit of een volgende to-do.
- Stuur belangrijke informatie 3 dagen van tevoren al toe. Documenten doorlezen tijdens een vergadering is killing en niet efficiënt. Hierbij is het belangrijk dat de organisator van de vergadering niet teveel in één keer rondstuurt en vooraf bij de deelnemers checkt of zij alle informatie tot zich hebben genomen. Zo niet; dan start je een vergadering met 1-0 achterstand.
- Een logische, maar in de praktijk vaak niet gehanteerde regel; begin op tijd. Zorg ervoor dat er genoeg tijd vrij is voorafgaand aan de meeting, om naar de locatie te komen, videocall op te starten etcetera. De vergadering zelf kan dan starten op de afgesproken tijd.
- Ga staan. Uit meerdere onderzoeken is gebleken dat een actievere houding zorgt voor actiever (en sneller) vergaderen.
- Zorg voor één voorzitter/presentator en één notulist. Alle andere deelnemers kunnen zich dan volledig focussen op het bespreken de agendapunten. (Zij hebben dus ook geen notitieblok, ipad of laptop voor zich).
- Zet telefoons uit. Om dezelfde reden als punt 5. (nb. wij geloven dat één telefoon wel behulpzaam kan zijn, bijvoorbeeld als timer met alarm of wanneer je gebruik maakt van een vergader app)
- Parkeer off-topic opmerkingen en vragen. Als je een duidelijk agenda hebt moet die ook worden bewaakt. Als voorzitter is het belangrijk om telkens terug te pakken naar die agenda doelstellingen. Als er te lang wordt afgeweken van een onderwerp, wordt dit opgeschreven om op een later moment te bespreken met de personen die betrokken zijn bij dat onderwerp.
Succes!
