- De regel van 60 seconden.
Betrek een groep nooit bij het oplossen van een probleem voordat ze het probleem hebben gevoeld. Laat ze het probleem ervaren in de eerste 60 seconden. Laat bijvoorbeeld schokkende statistieken zien of deel een levendige anekdote. Welke tactiek je ook gebruikt, je doel is om ervoor te zorgen dat de groep zich heeft ingeleefd in het probleem (of de kans erop) voordat je het probeert op te lossen.
- De verantwoordelijkheidsregel.
De grootste bedreiging voor betrokkenheid bij online vergaderingen is dat teamleden onbewust de rol van waarnemer op zich nemen. Om dit tegen te gaan is het zaak direct bij aanvang van de meeting een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid te creëren. Zorg ervoor dat deelnemers verantwoordelijkheid nemen met behulp van de volgende regel.
- De nergens te verbergen regel.
Onderzoek toont aan dat een persoon die een hartaanval lijkt te hebben in een metro, minder snel hulp zal krijgen naarmate er meer mensen in de trein zitten. Sociaal psychologen noemen dit fenomeen diffusie van verantwoordelijkheid. Als iedereen verantwoordelijk is, voelt niemand zich verantwoordelijk. Voorkom dit in een online meeting door mensen taken te geven, zodat ze zich niet kunnen verstoppen. Definieer een probleem dat snel kan worden opgelost, wijs mensen toe aan groepen van twee of drie (max) en geef ze een medium om met elkaar te communiceren (videoconferentie, Slack-kanaal, berichtenplatform, breakout rooms).
Snel betekent in dit geval dat je een korte en gestructureerde taak mee geeft. Denk aan een vraag die beantwoordt moet worden in 2 minuten. Laat de antwoorden vervolgens delen in de chat of laat 1 of 2 deelnemers het antwoord verwoorden.
- De MVP-regel.
Niets maakt een vergadering geestdodender dan eindeloos veel slides met te veel informatie. Bepaal dan ook jouw Minimum Viable PowerPoint-deck (MVP). Met andere woorden: selecteer de minste hoeveelheid gegevens die je nodig hebt om de groep te informeren en te betrekken. Voeg geen enkele slide meer toe.
- De regel van 5 minuten.
Zorg dat je de groep elke 5 minuten een nieuw probleem te laten oplossen. Alle deelnemers bevinden zich in hun eigen omgeving die talloze afleidingen bevat. Daarvoor wil je ze behoeden, je hebt namelijk een doel te halen. Als je bijvoorbeeld een vergadering faciliteert van 15 minuten, zorg je voor 2 – 3 korte taken. Je kunt bijvoorbeeld jouw verhaal (1) afronden met een door de groep opgestelde lijst van opties voor het probleem (2), waar je vervolgens de groep op laat stemmen om tot 5 acties te komen (3).
Een goede voorbereiding is het halve werk, door jouw vergadering goed in te richten met bovenstaande regels zorg je dat niemand zijn aandacht verliest en jij jouw doelen behaalt!
Heb je hier vragen over? Bel Jobtraining op 0204230603 of mail ons.
