Vergaderingen en overleggen zijn uitstekende momenten op goede beslissingen te nemen, creatieve oplossingen te bedenken en elkaar verder te helpen. Bij het efficiënter maken van een vergadering denken we vaak als eerste aan het bewaken van de tijd of het verkleinen van de groep of de agenda. Efficiëntie zit echter voor het grootste deel in het proces en welke afspraken hier van tevoren over zijn gemaakt. Afspraken over gedrag tijdens de vergadering, waar iedereen elkaar op mag wijzen. Het expliciet maken van deze procesafspraken verhoogt de betrokkenheid en input van aanwezigen en geeft houvast.

Elke vergadering en elk overleg is anders en vraagt daarom ook om andere procesafspraken. Er zijn echter een aantal basis afspraken of ‘ground rules’ die in de praktijk effectief blijken. Deze 8 op onderzoek gebaseerde afspraken kun je gebruiken als leidraad voor jouw eigen overleggen:

  1. Iedereen neemt deel. Anders had je er eigenlijk niet bij hoeven zijn. Door dit van tevoren af te spreken geef je meer ruimte aan personen die van nature liever op de achtergrond blijven of meer afwachtend zijn in het delen van hun ideeën.
  2. Verdeel de ‘air time’. Met deze afspraak voorkom je dat één persoon het gesprek domineert. Er is evenveel tijd voor iedereen om input te leveren. Daarbij is het wel belangrijk dat één persoon per keer aan het woord is.
  3. Zwijgen is toestemmen. Deze afspraak voorkomt dat mensen stil blijven om na afloop met anderen te delen dat zij het niet eens zijn met de beslissing die is genomen. Het stimuleert om eerlijk te zijn over twijfels of bezwaren en verhoogt zo de betrokkenheid in het nemen van beslissingen.
  4. 1 iemand hakt de knoop door. Tenzij je als team gaat voor een unaniem besluit, is het soms verstandiger om na het bespreken van ieders input een duidelijke afspraak te hebben over wie uiteindelijk, met input vanuit de groep, de knopen mag doorhakken.
  5. Don’t shoot the messenger. Een belangrijke regel; niemand kan op persoonlijk vlak worden aangevallen of in twijfel worden getrokken. Alleen ideeën mogen worden uitgedaagd, nooit de persoon die het idee inbrengt. Deze afspraak helpt om een open en eerlijke sfeer te creëren in vergaderingen.
  6. Blijf positief en draag bij aan het doel van de bijeenkomst. Positieve communicatie en het denken in ‘ja, en’ in plaats van ‘ja, maar’, maakt vergaderen niet alleen fijner, maar ook efficiënter. Wanneer je het niet eens bent met een optie, biedt dan ook een alternatieve oplossing, om te voorkomen dat jullie als team in een ‘downwards spiral’ terecht komen.
  7. Begin op tijd en eindig op tijd. Dit is een afspraak die voor de hand lijkt te liggen. Toch starten de meeste vergaderingen en overleggen later dan gepland en lopen ze uit. Dit is daarom altijd een afspraak om van tevoren nog eens te benadrukken. Bedenk ook meteen wat jullie als groep en als individu gaan doen om dit te realiseren.
  8. Follow up. Bij Apple wordt bij elke vergadering duidelijk gemaakt wie de DRI’s zijn. De Directly Responsible Individuals; oftewel welke personen verantwoordelijk zijn voor de navolging per agendapunt. Je kunt er ook voor kiezen om één persoon aan te wijzen als follow-up persoon; die mailt naar de rest van de groep nog eens duidelijk rond welke afspraken er zijn gemaakt en wat de to-do’s per persoon nu zijn.

Welke afspraken hanteren jij en je team al in jullie vergaderingen en welke neem je mee voor de volgende keer?

Succes!

Bron1 Bron2