‘Every battle is won before it is fought’. Deze bekende uitspraak van Sun Tzu geldt ook voor meetings. Je beste kans op een effectieve vergadering zit ‘m namelijk in een goede voorbereiding. Vooral de eerste stap daarin is belangrijk; het doel helder krijgen. Een helder en concreet doel helpt je om te bepalen wie er precies bij de meeting aanwezig moet zijn, wat voor soort meeting het moet worden, welke middelen je nodig zult hebben en hoeveel tijd je moet reserveren. Daarnaast geeft het inzicht in wanneer de meeting geslaagd is.
In de praktijk blijkt het vaststellen van één helder doel echter lastiger dan gedacht. We willen immers zoveel mogelijk bespreken in de tijd die we hebben. Maar, dit werkt averechts; het hebben van veel verschillende agendapunten zorgt voor verwarring, informatie overload, losse eindjes en het uitlopen in tijd. De volgende 3 stappen helpen je om voorafgaand aan je volgende meeting een duidelijk doel te stellen, zodat je met meer focus kunt overleggen:
1 Wees specifiek. Het is niet voldoende om je doel te definiëren als ‘ons salesproces bespreken’ of ‘brainstormen over..’. Dat zijn namelijk geen doelstellingen, maar activiteiten. Dit leidt tot een helder beeld van wat er gedaan zal worden in de meeting, maar de uitkomst blijft vaag. Begin daarom met het in kaart brengen van de gewenste uitkomsten van de meeting en werk dan terug om de acties te bepalen.
2 Maak het doel zinvol. Waarom is het belangrijk dat dit doel bereikt wordt? Wat zijn de consequenties als het doel niet bereikt wordt? Wat is de impact op ons team/onze organisatie als we het doel bereiken? Helderheid over het motief om een doel te bereiken kan voor een meeting net zo belangrijk zijn als het doel zelf. Het vergroot betrokkenheid van de deelnemers en bepaalt de richting van de discussie en het type input dat gegeven wordt. Door dit ruim van tevoren te communiceren, kunnen de deelnemers zich inhoudelijk beter voorbereiden en maak je efficiënter gebruik van de tijd.
3 Tijdgebonden. Wanneer moet het doel behaald zijn? Kan dit worden behaald met 1 meeting of zijn er meerdere nodig? Door na te denken over realistische uitkomsten gekeken naar de tijd die je hebt, kun je een tijdslijn bepalen en tijdens de meeting in de gaten houden of je nog op schema loopt.
Succes!
