In ons werk overleggen we veel met elkaar; voor de meeste professionals zo’n 25% van de werktijd en voor topmanagement loopt dat zelfs op tot 80%. We vergaderen, sparren één op één, bellen en mailen met elkaar om ideeën te vormen of knopen door te hakken. Een mooie manier om je te verbinden met collega’s en elkaar verder te helpen met nieuwe kennis en een ander perspectief. Soms kan een overleg echter voor meer verwarring zorgen dan duidelijkheid. Niets is vervelender dan een informatie overload en geen helder beeld van wat de vervolgstappen zijn. Of erger; het gevoel dat er niets is bereikt en er niets gedaan zal worden. Onze #1 tip om elk overleg met een goed gevoel af te ronden is daarom het eindigen met een uitcheck rondje.
Door aan het eind van elk overleg tijd te nemen voor een uitcheck moment eindig je met een positief gevoel en zet je iedereen in de actie-stand. Je geeft een overzicht van de belangrijkste besluiten en concrete vervolgstappen en evalueert het overleg om deze deze volgende keren steeds beter te doen. Met deze tips maak je van jouw volgende uitcheck rondje een succes
Hou het beknopt. Een belangrijk punt voor veel mensen is om niet teveel tijd ‘kwijt’ te zijn aan een overleg. Hou daarom max. 5 minuten aan voor het uitcheck rondje en spreek af dat het een-richtingsverkeer is. Oftewel; iedereen sluit af met een laatste woord (30 seconden is vaak meer dan genoeg) waarbij niet wordt onderbroken en waarop in principe niet gereageerd wordt. Twee vragen die je kan stellen: Wat is jouw belangrijkste actie uit deze meeting? Wat vond je goed en minder goed aan deze meeting? Iedereen geeft 1 verbeterpunt en 1 pluspunt.
Maak mensen verantwoordelijk voor het oppakken van de actiepunten. Bij Apple werken ze bijvoorbeeld met het DRI systeem; alle acties worden toegewezen aan een Directly Responsible Individual. Hierbij verdeel je acties per persoon en maak je de namen van de personen visueel (mag ook in de notities die worden rondgestuurd). Het liefste wordt er ook meteen een deadline afgesproken. Hierdoor komen mensen niet alleen eerder in de actie-stand, maar weten ze ook beter waarvoor ze bij elkaar terecht kunnen.
Stuur direct de notities rond. Of het nu gaat om een vergadering of een één op één overleg; het is altijd fijn om de besproken zaken nog even zwart op wit te hebben. En tegenwoordig hoeft hier geen dag of zelfs uur overheen te gaan. Met deze handige tool kun je met één druk op de knop al je aantekeningen (besluiten, to-do’s, ideeën, informatie) versturen naar de rest nog voordat je het overleg verlaat.
Eindig op tijd. Het klinkt zo logisch, maar blijkt in de praktijk lastig om te doen. Bedenk dat het uitcheck rondje niet iets is wat je doet ná je overleg, maar juist als onderdeel er van. Houdt er daarom van tevoren rekening mee en reserveer tijd voor je afsluiting. Tip: werk net zoals bij Google en projecteer een grote klok op de muur.
Eindig positief. Hoe verhit de discussie ook geweest is, je wilt een overleg altijd met een goed gevoel afronden. Door jezelf en anderen tijdens het uitchecken in een positieve mindset te brengen geef je weer nieuwe energie om de rest van de dag gemotiveerd aan de slag te gaan. Let er bijvoorbeeld op dat je het pluspunt tijdens het evalueren als laatste benoemt of voeg er een compliment voor de groep aan toe. Je kunt er ook een creatief element aan toevoegen en elk uitcheck rondje weer op een andere manier insteken. Denk bijvoorbeeld aan het delen van een inspirerende quote voor de dag, een hersenkraker, humoristisch filmpje of het uitwisselen van een boek of film tip.
