Volle mailboxen, telefoons die constant onze aandacht opeisen en nooit lege takenlijsten. De constante stroom van prikkels, verzoeken en informatie maken het steeds moeilijker om grip op onze tijd te krijgen. Rick Pastoor, hoofd product bij Blendle, geeft in zijn boek ‘Grip, het geheim van slim werken’, praktische tips om weer de baas te worden over je eigen tijd. In deze blog delen wij 4 van zijn tips :
1- Zorg dat je een goede balans vindt tussen activiteiten.
Stel prioriteiten in je werk, zodat je zeker weet dat je steeds bezig bent met het werk dat er echt toe doet. Wanneer je naar de activiteiten in je werk kijkt kun je deze verdelen langs twee assen. De ene as loopt van ‘niet belangrijk’ naar ‘belangrijk’. De andere loopt van ‘niet urgent’ naar ‘urgent’. Dit levert vier kwadranten op, waarin je je activiteiten kunt plaatsen. Deze kwadrant wordt de Eisenhower-matrix genoemd, vernoemd naar de Amerikaanse president.
De eerste tip bij deze matrix; zorg voor een goede balans tussen het doen van taken tussen kwadrant 1 en 2. De tweede tip: probeer de activiteiten uit kwadrant 3 zoveel mogelijk te delegeren en de activiteiten in kwadrant 4 te elimineren. Tenslotte de derde tip: begin de dag met activiteiten uit kwadrant 2. Je hebt aan het begin van de dag de meeste energie en het grootste concentratievermogen.
2- Bewaar niets in je hoofd
Een tweede tip uit het boek is dat je meer grip op je tijd krijgt als je geen dingen in je hoofd bewaard, maar juist uit je hoofd schrijft. Bij Jobtraining maken we in Trello, een dynamische to do list om onze projecten, ideeën en taken te ordenen, waardoor we ruimte in ons hoofd creëren en effectiever met onze tijd kunnen omgaan.
3- Plan een vast moment voor het lezen en beantwoorden van je e-mails.
Voor veel mensen is het lezen, beantwoorden en versturen van e-mails door de hele dag heen een tijdrovende activiteit. E-mails kunnen ons uit onze concentratie halen en het duurt gemiddeld bijna 30 minuten voordat we ons weer kunnen concentreren op een taak. Prik daarom vaste momenten in je agenda waarin je e-mails leest en beantwoord en schakel de notificaties uit. Op deze manier ben je niet de hele dag aan het schakelen tussen e-mais en taken waarbij je je moet focussen.
4- Zorg dat je je maximaal kunt focussen en niet wordt afgeleid
Als je je tijd optimaal wilt benutten is het belangrijk dat je je volledig kunt focussen op een activiteit. Zorg daarom voor zo min mogelijk afleiding in je omgeving. Zet de notificaties van je telefoon apps uit. Sluit alle programma’s op je bureaublad die je niet gebruikt. Elimineer zoveel mogelijk geluid, bijvoorbeeld door een noise cancelling koptelefoon op te zetten. Of kies juist voor geluid waarbij je je goed kunt concentreren, zoals rustige piano muziek. Zorg tenslotte voor een zo rustig mogelijk blikveld. Wanneer je constant mensen in je ooghoeken ziet bewegen kan dit je enorm afleiden. Afleiding is niet voor iedereen hetzelfde, experimenteer om erachter te komen wat er voor zorgt dat jij je maximaal kunt focussen en daardoor effectiever met je tijd omgaat.
Benieuwd naar andere tips en inzichten om effectiever met je tijd om te gaan? Kijk dan eens naar onze GRIP training.
